Procesos As-Is & To-Be
Comprender el presente para diseñar el futuro de tus procesos corporativos.
En AABO Services te ayudamos a analizar cómo operan actualmente tus procesos (As-Is) y a rediseñarlos hacia un modelo más eficiente, digital y sostenible (To-Be), alineado con la norma ISO 9001 y los objetivos estratégicos de tu organización.
To-Be
Cómo deberían ser
Procesos "To-Be":
Es una proyección o diseño de cómo debería funcionar el proceso en el futuro para ser más eficiente, rápido y efectivo. Aquí se incluyen mejoras, como la implementación de nuevas tecnologías, la eliminación de pasos innecesarios o la reasignación de responsabilidades.
As-Is
Tal como son
Procesos "As-Is" :
Es una descripción detallada de cómo se están haciendo las cosas actualmente en una organización. Aquí se identifican los pasos, roles, herramientas y recursos usados en el proceso existente. El objetivo es entender cómo funciona el proceso ahora y detectar problemas, ineficiencias o áreas de mejora.
1. Levantamiento y Modelado del Proceso As-Is (Visio) Reunión inicial con stakeholders: Identifica a los actores clave que participarán en el levantamiento del proceso. Documentación del proceso actual: Recopila toda la información relevante sobre cómo se ejecutan los procesos actualmente. Usa herramientas como entrevistas, observaciones y análisis de documentos. Modelado del As-Is en Visio: Utiliza Microsoft Visio para diagramar el proceso tal como es. Asegúrate de: Representar los pasos del proceso. Identificar entradas, salidas, roles y herramientas. Resaltar problemas, ineficiencias o cuellos de botella. 2. Optimización del Proceso (Diseño To-Be en BPMN) Análisis de las brechas (Gap Analysis): Compara el proceso actual (As-Is) con los objetivos organizacionales. Identifica dónde se pueden hacer mejoras. Definición de mejoras: Diseña el proceso To-Be considerando: Eliminación de pasos redundantes. Automatización de tareas repetitivas. Integración de nuevas herramientas o tecnologías. Modelado en BPMN: Utiliza una herramienta de modelado como Bizagi, Lucidchart, o Camunda para rediseñar el proceso en BPMN (Business Process Model and Notation). BPMN es más formal que Visio y está diseñado para facilitar la integración con sistemas automatizados. Asegúrate de incluir actividades, flujos de eventos, gateways (decisiones) y roles en el diagrama. Valida el modelo con los stakeholders. 3. Validación y Simulación del Proceso Simulación: Usa herramientas BPMN con capacidades de simulación para probar el flujo del proceso en distintos escenarios. Revisión: Realiza talleres con los stakeholders para validar que el proceso To-Be cumpla con los objetivos organizacionales. 4. Integración con un Sistema ERP Análisis de compatibilidad: Define cómo el proceso modelado en BPMN se integrará con el sistema ERP existente o a implementar. Esto incluye: Identificación de datos necesarios. Mapeo de funciones del proceso a módulos del ERP (como inventario, ventas, producción, etc.). Configuración del ERP: Trabaja con especialistas en ERP para configurar los flujos del sistema según el diseño BPMN. Esto puede incluir: Creación de flujos de trabajo automatizados. Configuración de roles y permisos. Parametrización de reglas de negocio. Integración técnica: Usa APIs o herramientas de integración para conectar el BPMN con el ERP si el sistema lo permite. Ejemplo: Conexión de eventos BPMN a órdenes de trabajo o facturas en el ERP. 5. Pruebas y Despliegue Pruebas funcionales: Verifica que los procesos implementados en el ERP funcionen como se espera. Capacitación: Capacita a los usuarios en el nuevo flujo de trabajo. Despliegue: Implementa el sistema ERP con el nuevo proceso To-Be. 6. Monitoreo y Mejora Continua Seguimiento del rendimiento: Establece KPIs para medir el desempeño del nuevo proceso. Ajustes: Realiza ajustes basados en los resultados del monitoreo y el feedback de los usuarios.