As-Is & To-Be Processes
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To-Be
How they should be
"To-Be" Processes:
It's a projection or design of how the process should work in the future to be more efficient, faster, and effective. This includes improvements such as implementing new technologies, eliminating unnecessary steps, or reassigning responsibilities.
As-Is
Just as they are
"As-Is" Processes:
It is a detailed description of how things are currently done in an organization. It identifies the steps, roles, tools, and resources used in the existing process. The objective is to understand how the process works now and identify problems, inefficiencies, or areas for improvement.
1. Levantamiento y Modelado del Proceso As-Is (Visio) Reunión inicial con stakeholders: Identifica a los actores clave que participarán en el levantamiento del proceso. Documentación del proceso actual: Recopila toda la información relevante sobre cómo se ejecutan los procesos actualmente. Usa herramientas como entrevistas, observaciones y análisis de documentos. Modelado del As-Is en Visio: Utiliza Microsoft Visio para diagramar el proceso tal como es. Asegúrate de: Representar los pasos del proceso. Identificar entradas, salidas, roles y herramientas. Resaltar problemas, ineficiencias o cuellos de botella. 2. Optimización del Proceso (Diseño To-Be en BPMN) Análisis de las brechas (Gap Analysis): Compara el proceso actual (As-Is) con los objetivos organizacionales. Identifica dónde se pueden hacer mejoras. Definición de mejoras: Diseña el proceso To-Be considerando: Eliminación de pasos redundantes. Automatización de tareas repetitivas. Integración de nuevas herramientas o tecnologías. Modelado en BPMN: Utiliza una herramienta de modelado como Bizagi, Lucidchart, o Camunda para rediseñar el proceso en BPMN (Business Process Model and Notation). BPMN es más formal que Visio y está diseñado para facilitar la integración con sistemas automatizados. Asegúrate de incluir actividades, flujos de eventos, gateways (decisiones) y roles en el diagrama. Valida el modelo con los stakeholders. 3. Validación y Simulación del Proceso Simulación: Usa herramientas BPMN con capacidades de simulación para probar el flujo del proceso en distintos escenarios. Revisión: Realiza talleres con los stakeholders para validar que el proceso To-Be cumpla con los objetivos organizacionales. 4. Integración con un Sistema ERP Análisis de compatibilidad: Define cómo el proceso modelado en BPMN se integrará con el sistema ERP existente o a implementar. Esto incluye: Identificación de datos necesarios. Mapeo de funciones del proceso a módulos del ERP (como inventario, ventas, producción, etc.). Configuración del ERP: Trabaja con especialistas en ERP para configurar los flujos del sistema según el diseño BPMN. Esto puede incluir: Creación de flujos de trabajo automatizados. Configuración de roles y permisos. Parametrización de reglas de negocio. Integración técnica: Usa APIs o herramientas de integración para conectar el BPMN con el ERP si el sistema lo permite. Ejemplo: Conexión de eventos BPMN a órdenes de trabajo o facturas en el ERP. 5. Pruebas y Despliegue Pruebas funcionales: Verifica que los procesos implementados en el ERP funcionen como se espera. Capacitación: Capacita a los usuarios en el nuevo flujo de trabajo. Despliegue: Implementa el sistema ERP con el nuevo proceso To-Be. 6. Monitoreo y Mejora Continua Seguimiento del rendimiento: Establece KPIs para medir el desempeño del nuevo proceso. Ajustes: Realiza ajustes basados en los resultados del monitoreo y el feedback de los usuarios.