Procesos As-Is & To-Be

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As-Is

Tal como son

Procesos "As-Is" :
Es una descripción detallada de cómo se están haciendo las cosas actualmente en una organización. Aquí se identifican los pasos, roles, herramientas y recursos usados en el proceso existente. El objetivo es entender cómo funciona el proceso ahora y detectar problemas, ineficiencias o áreas de mejora.

Procesos "To-Be":
Es una proyección o diseño de cómo debería funcionar el proceso en el futuro para ser más eficiente, rápido y efectivo. Aquí se incluyen mejoras, como la implementación de nuevas tecnologías, la eliminación de pasos innecesarios o la reasignación de responsabilidades.

To-Be

Cómo deberían ser

To-Be

Cómo deberían ser

1. Levantamiento y Modelado del Proceso As-Is (Visio)

Reunión inicial con stakeholders:
Identifica a los actores clave que participarán en el levantamiento del proceso.
Documentación del proceso actual:
Recopila toda la información relevante sobre cómo se ejecutan los procesos actualmente. Usa herramientas como entrevistas, observaciones y análisis de documentos.
Modelado del As-Is en Visio:
Utiliza Microsoft Visio para diagramar el proceso tal como es. Asegúrate de:
- Representar los pasos del proceso.
- Identificar entradas, salidas, roles y herramientas.
- Resaltar problemas, ineficiencias o cuellos de botella.

2. Optimización del Proceso (Diseño To-Be en BPMN)

Análisis de las brechas (Gap Analysis):
Compara el proceso actual (As-Is) con los objetivos organizacionales. Identifica dónde se pueden hacer mejoras.
Definición de mejoras:
Diseña el proceso To-Be considerando:
- Eliminación de pasos redundantes.
- Automatización de tareas repetitivas.
- Integración de nuevas herramientas o tecnologías.
Modelado en BPMN:
Utiliza una herramienta de modelado como Bizagi, Lucidchart, o Camunda para rediseñar el proceso en BPMN (Business Process Model and Notation). BPMN es más formal que Visio y está diseñado para facilitar la integración con sistemas automatizados.
- Asegúrate de incluir actividades, flujos de eventos, gateways (decisiones) y roles en el diagrama.
- Valida el modelo con los stakeholders.

3. Validación y Simulación del Proceso

Simulación:
Usa herramientas BPMN con capacidades de simulación para probar el flujo del proceso en distintos escenarios.
Revisión:
Realiza talleres con los stakeholders para validar que el proceso To-Be cumpla con los objetivos organizacionales.

4. Integración con un Sistema ERP

Análisis de compatibilidad:
Define cómo el proceso modelado en BPMN se integrará con el sistema ERP existente o a implementar. Esto incluye:
- Identificación de datos necesarios.
- Mapeo de funciones del proceso a módulos del ERP (como inventario, ventas, producción, etc.).
Configuración del ERP:
Trabaja con especialistas en ERP para configurar los flujos del sistema según el diseño BPMN. Esto puede incluir:
- Creación de flujos de trabajo automatizados.
- Configuración de roles y permisos.
- Parametrización de reglas de negocio.
Integración técnica:
Usa APIs o herramientas de integración para conectar el BPMN con el ERP si el sistema lo permite. Ejemplo:
- Conexión de eventos BPMN a órdenes de trabajo o facturas en el ERP.

5. Pruebas y Despliegue

Pruebas funcionales:
Verifica que los procesos implementados en el ERP funcionen como se espera.
Capacitación:
Capacita a los usuarios en el nuevo flujo de trabajo.
Despliegue:
Implementa el sistema ERP con el nuevo proceso To-Be.

6. Monitoreo y Mejora Continua

Seguimiento del rendimiento:
Establece KPIs para medir el desempeño del nuevo proceso.
Ajustes:
Realiza ajustes basados en los resultados del monitoreo y el feedback de los usuarios.